Muchos expertos en seguridad incluso han llegado a concluir que la mayor vulnerabilidad en la empresa esta justamente dentro de ella. Es muy alto el porcentaje de hurtos y estafas que se orquestan en lo interno y por tanto su plan de negocios debería contemplar una estrategia de seguridad dentro del presupuesto ordinario de gastos.

El punto de partida para hablar de seguridad es convencer a la persona más importante de la organización y es justamente el propietario, gerente o directores. ¿Porqué? Por dos importantes razones:

1. Precisamente porque el tema de la prevención es un tema bastante intangible cuyos beneficios son difícilmente visibles a menos que ocurra un acontecimiento.
2. Porque los costos de seguridad pueden ser tan altos como el nivel de protección que se desea.

De allí que entonces debemos estar muy claros de la importancia de implementar medidas y estrategias de seguridad de bajo costo que protejan su negocio sin exceder los límites de su presupuesto.

El segundo aspecto importante es tener claro cuáles son las áreas que debe proteger contra ataques y atentados y de acuerdo a los estudios, los principales son:

1. Seguridad Exterior
2. Seguridad Interna
3. Seguridad Informática

Desde luego, además de destinar cierto presupuesto a seguridad (entre un 5% y un 20%), puede observar una serie de medidas y hábitos que le ayudarán a reducir la posibilidad de riesgos y ahorrarse miles de pesos en sistemas de protección:

1. Seleccione personal confiable. Optimice sus procesos de selección y recursos humanos para contratar personas solventes y que carezcan en lo posible de problemas financieros para reducir la posibilidad de tentaciones dentro de su organización. Los estudios socio-económicos son muy fiables y ayudan especialmente cuando los contratos son para puestos donde tengan que manejar dinero.

2. Establezca mecanismos de identificación. Provea a sus empleados de gafetes con fotografía, códigos de identidad, claves y usuarios personalizados en los sistemas y en general cualquier mecanismo que permita establecer en todo momento, quien es responsable de cada cosa dentro de la empresa así como las horas de entrada y salida de cada persona. Esto puede sonar engorroso pero es indispensable para poder demandar responsabilidad en todo momento.

3. Implemente mecanismos de auditoría. Una auditoría sencilla pero efectiva consiste en verificar regularmente de forma aleatoria y sorpresivamente que su personal este cumpliendo ordenadamente con sus responsabilidades. Consiste en solicitar que le muestren documentación importante como recibos, facturas y cajas chicas totalmente cuadradas y al día. Este control le permitirá detectar posibles acciones sospechosas o anómalas y tomar medidas de prevención antes de que ocurra un evento.

4. Sea muy celoso con la información. La información es uno de los activos más importantes de su compañía. No permita que cualquiera tenga acceso abierto a toda clase de datos como clientes, productos, inventarios y precios. Y mucho menos información financiera y bancaria. Sea muy celoso y selectivo y permita que solamente unas pocas personas de su confianza puedan tener acceso.

5. Utilice mecanismos de control formales. Muchos negocios en su afán de reducir costos utilizan mecanismos informales de contabilidad que muchas veces están totalmente a discreción de empleados propiciando la posibilidad de alterar los sistemas y reportar menos facturación de la real. Una buena inversión que le ayudará a tener más control es invertir en sistemas automatizados de control como cajas registradoras y sistemas de software de inventarios y bodega.

6. Entrene a su personal contra eventos delictivos. Nunca está de más pagar a una compañía de seguridad para entrenar a su personal sobre cómo actuar en casos de situaciones críticas o bien prevenir posibles atentados como robos, secuestros y asaltos. Un empleado mejor capacitado puede hacer la diferencia en bien de reducir las pérdidas por esta clase de situaciones.

7. Proteja sus vehículos con sistemas satelitales. Uno de los mejores mecanismos para reducir los atentados contra sus vehículos de transporte de mercancía es instalando sistemas de localización satelital. Estos no solamente son muy efectivos en el tema de localización sino que también ayudan a que los delincuentes abandonen antes de atentar contra tus vehículos. Los costos de estos sistemas no son bajos pero si han tendido a ser cada vez más accesibles. Y asegúrese que tenga un sticker muy visible que diga "Camión protegido por sistema satelital".

8. Invierta en seguridad Informática. La seguridad de los sistemas es cada vez más importante ya que muchos fraudes pueden ser perpetrados desde la red (interna o externamente). Asesorarse e implementar ciertas acciones mínimas como la adquisición de un buen firewall, antivirus o bien hábitos regulares de cambios de contraseñas y sacar copias de respaldo reducirán las posibilidades de riesgo.

9. Considere los sistemas automáticos de vigilancia. Si su presupuesto lo permite o las necesidades lo demandan, puede instalar un sistema de cámaras de vigilancia que le permitan monitorear tanto los movimientos de los clientes como las acciones de sus empleados dentro de la empresa. Algunos sistemas pueden ser muy funcionales con una o dos cámaras e incluso existen sistemas que le permiten el monitoreo remoto desde Internet ya sea en su casa o desde cualquier otro lugar.

10. Invierta en un seguro. Otra de las alternativas útiles especialmente si su negocio está ubicado en zonas de alto riesgo es la adquisición de seguros. Los seguros pueden ser mucho menos costosos de lo que puede pensar y ser muy útiles al momento de la recuperación de sus activos. Considere un seguro contra robos, incendios o destrucción total o parcial de su patrimonio.

11. Refuerce la seguridad en su local u oficina. Pensar estratégicamente en protección significa determinar los posibles puntos débiles por donde un delincuente podría intentar entrar a sus instalaciones. En ese sentido, refuerce sus puertas principales y ventanas con acceso a la calle con materiales más resistentes o cerraduras más seguras.

12. Instale luces automáticas infrarrojas. Las luces de seguridad infrarrojas colocadas en pasillos, patios y oficinas pueden ser muy útiles para alejar a los intrusos. Estos sistemas se pueden conseguir incluso en el supermercado, son económicos y no te tomará mas allá de unos 30 minutos la instalación.

OTRAS RECOMENDACIONES

Esté siempre atento a comportamientos extraños de parte de sus empleados que puedan denotar actividad sospechosa como:

• Entradas y salidas fuera de horario.
• Documentos alterados
• Pequeños faltantes en caja (robos hormiga)
• Utilización de mochilas o bolsas al momento de entrar o salir de la empresa.

Acciones recomendadas en caso de ser víctima de un evento delictivo:

Finalmente, si con todo usted o su negocio han sido víctimas de robo, asalto o secuestro. O bien si usted detecta alguna actividad fraudulenta dentro de su organización, observe siempre estas acciones:

• Mantenga la calma
• Informe de inmediato a la policía, ellos sabrán cómo proceder
• Evite defenderse o reaccionar violentamente contra asaltantes o ladrones
• Evite tocar objetos de su local si se presume presencia delincuencial
• Haga una denuncia formal de lo ocurrido
• Evalué la situación y refuerce sus medidas de seguridad en general

Desde luego, el límite en términos de seguridad solo lo define el presupuesto. La contratación de guardias de seguridad, patrullas de vigilancia, sistemas de traslado y resguardo de efectivo y otras medidas más sofisticadas y costosas son siempre buenas si su capacidad de inversión y el tamaño de su negocio lo permite.